Confidentialité et informations légales

Éditeur et contact

Calendeos est un service édité par Novaneos, SASU au capital de 1 000 €, immatriculée sous le numéro 940 633 951 R.C.S. Valenciennes. Représentant légal : Nathanaël Detourbe.

Siège social : 116 rue Guillain, 59330 Hautmont, France. Directeur de la publication : Nathanaël Detourbe.

SIRET : 940 633 951 00014. TVA intracommunautaire : FR 78 940633951. Téléphone : +33 7 62 06 05 94.

Pour toute question sur le service ou sur vos données personnelles, contactez contact@novaneos.fr.

Finalités et bases légales

Novaneos est responsable du traitement des données nécessaires à la gestion de ses souscripteurs, de la facturation, de la sécurité du service et des demandes relatives aux droits. La création de l’espace, la fourniture de l’abonnement et le support du souscripteur reposent sur l’exécution du contrat ou les mesures précontractuelles demandées. La conservation des pièces comptables et le traitement des demandes de droits répondent aux obligations légales applicables.

La protection des accès, la prévention des abus et la gestion des contacts professionnels reposent sur l’intérêt légitime de Novaneos à fournir un service sécurisé. Ces traitements sont limités aux informations nécessaires. Vous pouvez exercer votre droit d’opposition selon votre situation ; certaines données restent nécessaires à la sécurité ou au respect des obligations légales.

Pour les informations de chantier, de salariés et de clients saisies par une entreprise, celle-ci détermine les finalités et la base légale ; Novaneos traite ces données pour son compte. Le contrat de l’entreprise avec Novaneos ne constitue pas, à lui seul, la base légale de tous les traitements concernant ses salariés ou ses clients.

Les informations requises dans les formulaires sont nécessaires à la création du compte ou à l’opération demandée ; sans elles, cette opération ne peut pas être réalisée. Les données d’un membre invité peuvent être renseignées par son entreprise. Les photos, observations et signatures proviennent des personnes autorisées qui documentent l’intervention.

Utilisation des données

L’application s’adresse principalement aux entreprises, mais peut également être utilisée par des associations et des particuliers.

Calendeos permet d’organiser les interventions, les équipes et le suivi des chantiers. Le service utilise les coordonnées des membres, leurs rôles, groupes et affectations, les informations des clients et des interventions, les horaires prévus et réels, les mémos, les notes, les documents PDF joints, les photos et les signatures recueillies.

L’entreprise qui crée son espace détermine l’utilisation des données de ses collaborateurs et de ses clients. Novaneos assure le fonctionnement du service, la gestion des comptes et leur sécurité. Les mots de passe ne figurent pas dans les fiches des membres.

Accès et confidentialité

Le patron et les administrateurs autorisés gèrent les données de leur entreprise. Les ouvriers accèdent aux interventions qui leur sont affectées, selon leurs droits. Les mémos personnels sont visibles uniquement par leur auteur. Un mémo partagé est visible par le patron et les administrateurs ; les collègues ne le voient que lorsqu’ils partagent une intervention avec son auteur sur les dates concernées.

Limitez les photos et les notes aux informations nécessaires au chantier. Informez les personnes concernées avant de recueillir leurs données, leur photo ou leur signature. Évitez les données sensibles et les documents personnels sans nécessité professionnelle. Une signature dessinée ne constitue pas automatiquement une signature électronique certifiée.

Hébergement et prestataires

Lorsque les suggestions d’adresses sont activées sur le site, les fragments saisis dans le champ Adresse sont transmis à Geoapify, avec l’adresse IP et les informations techniques de la requête, pour proposer des adresses en France, en Belgique et dans les autres pays couverts. Aucun nom de client, photo, compte rendu ou identifiant de compte Calendeos n’est joint à ces recherches. La saisie manuelle reste possible. Politique du prestataire : https://www.geoapify.com/privacy-policy/.

Le site web est hébergé chez Hostinger. Supabase assure l’authentification et la base de données, située en Irlande. Les nouvelles photos sont stockées dans un espace privé Cloudflare R2 ; certaines photos antérieures peuvent encore être conservées dans Supabase. Les sauvegardes chiffrées sont conservées dans un espace R2 distinct. Supabase et Resend assurent les e-mails de service. Cloudflare Turnstile protège les formulaires de connexion et d’inscription contre les robots. Stripe intervient dans la gestion des abonnements et des paiements.

GitHub Actions exécute les opérations de sauvegarde et les exercices de restauration : les données de base et les fichiers y sont traités temporairement avant leur archivage chiffré dans R2. GitHub ne sert pas seulement à héberger le code du logiciel.

Ces prestataires traitent les informations nécessaires à leurs services. La localisation de la base en Europe ne signifie pas que toutes les opérations de support ou tous les traitements de leurs prestataires sont exclusivement réalisés en Europe. Contactez Novaneos pour obtenir les informations sur les destinataires et les garanties applicables aux transferts concernant vos données.

Photos, conservation et suppression

Les photos de préparation et de fin de chantier sont conservées dans l’espace de l’entreprise. Vous pouvez télécharger un rapport PDF, vérifier votre sauvegarde puis supprimer les photos en ligne. Le téléchargement du rapport et la clôture d’un chantier ne libèrent pas, à eux seuls, cet espace.

Après la fin de l’essai ou de l’accès payé, vous disposez de 30 jours pour exporter les PDF ou supprimer les événements et les mémos, selon vos droits. Aucun ajout ni modification n’est autorisé pendant cette période. Ensuite, l’accès est suspendu. La conservation pour permettre une reprise est limitée à six mois après la fin de l’essai ou de l’accès payé, période d’export comprise. Aucune suppression automatique : Novaneos réalise manuellement l’effacement à l’échéance. Une conservation exceptionnelle nécessite un motif documenté, une échéance et un réexamen ; elle ne prolonge pas l’accès à l’application. Une demande d’effacement peut être adressée avant cette échéance.

La suppression d’un compte est traitée manuellement par Novaneos après vérification de la demande et de son périmètre. Pour un ouvrier, les chantiers partagés de l’entreprise sont conservés et ses liens personnels sont retirés ; la conservation des informations personnelles encore présentes dans ces dossiers doit rester justifiée. Pour une suppression complète de l’entreprise, ses dossiers et leurs fichiers hébergés sont concernés.

Les sauvegardes chiffrées suivent une conservation glissante de 30 jours. Elles sont isolées des données actives et réservées à la récupération après incident. Un effacement des données actives ne retire donc pas immédiatement les données des copies antérieures : celles-ci expirent selon ce cycle. Les décisions d’effacement doivent être prises en compte avant toute remise en service d’une restauration.

Les comptes de connexion, les profils, les pièces de facturation et les demandes relatives aux droits sont traités séparément, notamment lorsqu’une conservation est nécessaire pour respecter une obligation légale ou traiter un litige. Les copies PDF téléchargées sont sous la responsabilité de leur détenteur.

Vos droits et vos demandes

Dans Mon compte, vous pouvez corriger vos coordonnées, exporter les informations de votre profil et enregistrer une demande relative à vos données. Selon votre situation, vous disposez de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité, de limitation et d’opposition.

Adressez vos demandes à contact@novaneos.fr. Pour les données de chantier gérées par votre entreprise, contactez également celle-ci. L’export du profil ne remplace pas nécessairement une réponse complète à une demande d’accès. Le délai de réponse de principe est d’un mois ; toute prolongation ou tout refus doit être expliqué. Vous pouvez saisir l’autorité de contrôle compétente, notamment la CNIL en France.

Stockage sur votre appareil

Les notifications du navigateur sont facultatives et activées uniquement après votre accord sur chaque appareil. Calendeos conserve une adresse technique de réception et les clés publiques associées, liées à votre compte et à votre session, pendant au maximum 90 jours après activation. Vous pouvez les désactiver dans Notifications ; la déconnexion révoque cet appareil. Selon votre navigateur, Google, Apple ou Mozilla assure le transport chiffré de ces alertes. Le message affiché reste générique et ne contient ni adresse de chantier, ni photo, ni nom de client. Les traces techniques de livraison sont conservées au maximum 30 jours.

Votre session de connexion et certaines préférences, comme l’apparence de l’application, sont conservées sur votre appareil pour permettre le fonctionnement du service. Pour l’administration Novaneos, une option permet de conserver la vérification du navigateur pendant 30 jours ; la déconnexion ou un changement de mot de passe annule cette mémorisation. Aucun outil publicitaire ou de mesure d’audience n’est installé sur ce site. Déconnectez-vous lorsque vous utilisez un appareil partagé.

Essai et abonnement

L’essai dure 14 jours, sans carte bancaire. Seul le créateur du compte peut gérer le paiement et demander la résiliation. Les tarifs, la durée choisie, les suppléments autorisés et les modalités de renouvellement sont présentés dans le récapitulatif avant souscription.

Les durées proposées sont de 6, 12, 24 ou 36 mois. Pour les nouvelles souscriptions, la base et le stockage choisi sont réglés en une seule fois pour toute la durée de l’abonnement. Les places supplémentaires restent facturées mensuellement. Une augmentation du stockage en cours de période fait l’objet d’un récapitulatif calculé pour la durée restante, avant confirmation ou selon l’autorisation de supplément automatique donnée lors de la souscription.

Le renouvellement est prévu pour la même durée, sauf résiliation au moins 30 jours avant l’échéance. Les anciens contrats conservent les modalités de facturation acceptées lors de leur souscription. Après expiration, la période de récupération limitée des données est de 30 jours.

Les paiements sont traités par Stripe. L’essai gratuit reste accessible sans carte bancaire et ne déclenche aucun prélèvement automatique.